(Senior) Verwaltungsassistent (m/w/d)
Unternehmenssitz: Region Frankfurt / Bad Homburg
regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich

Aufgaben:

• Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
• Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter,
• Organisation von internen Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen,
• Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten,
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings,
• Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen & Hilfestellung,
• Mitarbeit bei/Übernahme von Vertriebsteilprojekten,
• Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen,
• Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten,
• Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen,
• Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung,
• Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks,
• Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements,
• Rechercheaufgaben (Internet),
• Vorbereitung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache,
• Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
• Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement

Anforderungen:

• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,
• Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,
• Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,
• Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,
• Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,
• Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
• Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,
• Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)
• Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,
• Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien
  

Darauf darfst Du Dich freuen:

• Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
• Flexible Arbeitszeiten
• Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
• Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
• 30 Tage Jahresurlaub
• Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
• Eine persönliche und individuelle Betreuung: von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus
• Der Einsatz ist zunächst befristet auf 18 Monate